0

Tohle si přečtěte!

NEW YORK – Pusťte inovace a exotické nové technologie z hlavy. Lidé se pořád ještě nenaučili používat techniku, kterou už máme. Minulý měsíc jsem strávila mnoho volných chvil zvykáním si na nový emailový program poté, co jsem Eudoru a PC vyměnila za Maca a AppleMail.

Je to náročné, ale vlastně chci mluvit o spoustě zpráv, které mám v doručené poště: Proč tam pořád ještě jsou?

Chicago Pollution

Climate Change in the Trumpocene Age

Bo Lidegaard argues that the US president-elect’s ability to derail global progress toward a green economy is more limited than many believe.

Přestavte si, že jsem někdo, koho se snažíte oslovit emailem a přimět ho k jednání, ať už jde o to, abych vás představila další osobě, sjednala si s vámi schůzku, investovala peníze nebo prostě jen nějak odpověděla.

Přestože existuje mnoho emailů, na které odpovím okamžitě, mám jich také asi 400 označených jako „přečíst později“, aniž bych na ně dosud odpověděla. Ano, měla bych být svědomitější… ale co na těch čtyřech stovkách zpráv je, že živoří v mé doručené poště? Možná že by vám ty důvody mohly pomoci jako určitý seznam toho, čemu se vyhnout.

Zaprvé jim může chybět předmět. (To je triviální, ale tu a tam na něj stále někdo zapomene.) Bez předmětu je snadné zprávu přehlédnout, nebo dokonce zahodit jako spam.

Anebo je možná předmět k ničemu, třeba „Zpráva od Jirky“. To už přece vím. Tedy přinejmenším tehdy, když má odesilatel řádnou zpáteční adresu. Ach, ano, měli byste také laskavě používat celé jméno, třeba Alice Hájková, ne jen Alice. Je dost dobře možné, že znám několik Alicí.

Anebo tu máme jiný předmět: „Dopis pro Esther“. Tak to vím taky. Autorka by snad mohla napsat „Dopis pro prezidenta Obamu“, kdyby rozesílala otevřený dopis, ale jinak…

Nejvhodnější předmět říká, o čem zpráva je, a naznačuje, jaká reakce se očekává: „Pozvání k pronesení proslovu v Paříži dne 14. července“. Anebo: „Investiční nabídka ke zvážení“ či „Smíme vás zveřejnit jako referenci?“

Dostávám bohužel spousty zpráv nadepsaných „Aktuální informace“. Pokud odesilatele neznám jménem, nemusím ani vědět, o jakou společnost se jedná. „Aktuální informace“ pro mě znamená „přečíst později“.

Tato aktuální informace ale končí otázkou: „Rádi bychom příští schůzku uskutečnili v polovině července. Budete mít volný termín?“ Až na konec tohoto emailu jsem se mohla dostat až mnohem později… třeba v půli července. Je třeba říct předem, o co vám jde; tak máte naději, že uspějete.

Existují i další emailové hříchy. Je skvělé, že víte, co chcete, ale nezapomínejte, že byste měli uvažovat spíš o tom, jak adresáta zprávy motivovat. Vezměme si jednoduchý příklad. Alice se ptá: „Mohla byste mě prosím doporučit Jiřímu Tigarovi?“

Ovšemže, ráda, ale proč? I když budu vědět proč, což ovšem není jisté, Alice by mi měla tuhle laskavost usnadnit. O tom, že můžete jediným kliknutím nakoupit, jste už slyšeli; teď vyzkoušejte doporučující dopisy jediným kliknutím.

„Milá Esther,

Mohla byste prosím tuto zprávu doručit Jiřímu Tigarovi? Nesmírně obdivuji Horkou Novinku a vím, že potřebují novou obchodní manažerku. Díky zkušenosti na pozici marketingové manažerky ve Vyčpělém Starém Krámu jsem pro ně ideální kandidátkou. Výrobky VSK jsem propagovala jako tradiční a cenné a přispěla jsem k prodeji firmy za 20 milionů dolarů. Teď bych se ráda poprala s novou výzvou a pomohla prosadit Horkou Novinku jako špičkovou a novátorskou. Mám několik nápadů ohledně strategie HN proti Svižné Novince (příliš pochybná) a byla bych moc ráda, kdybych měla příležitost je s Jiřím prodiskutovat. Na vyžádání ráda zašlu životopis a reference.“

Ale jistě! Stačí když klepnu na „Odpovědět“, najdu Jiřího adresu, přidám krátký komentář a ťuknu na „Odeslat“.

Častěji ale zpráva tuhle práci hodí na mě. Musím se rozvzpomenout, co mi Alice říkala, dát si dohromady, čím jsou její kvalifikace zajímavé pro Jiřího, a sepsat doporučení. Rozhodnu se tedy nejdřív vyřídit jiné emaily. Anebo odpovím Alici a požádám ji, aby mi poslala jeden nebo dva odstavce – a ztratím pro celou věc nadšení. Není to tím, že bych byla zlá nebo líná. Je to tím, že se mé pozornosti doprošuje dalších 400 zpráv.

K dalším žádostem, které nevzbudí mou okamžitou pozornost, patří druhá otázka ve zprávě se dvěma požadavky. Jakmile vyřídím první z nich, na druhou obvykle zapomenu nebo ji odložím na později. Prostě mi pošlete dva emaily, ať mohu být spokojená, že jsem zpracovala oba dva.

Nijak spolehlivě také nečtu přílohy a nenavštěvuju odkazy, není-li text zprávy opravdu vzrušující. Zaprvé třeba nejsem online a možná že nemůžu otevřít přílohu ani navštívit odkaz. Zadruhé v dnešní době spamu a zákeřných programů není bezpečné otevírat přílohy, které nečekáte. Když dostanu email, kde kdosi, koho neznám, píše „tohle si prosím přečtěte“, jednoduše jej vymažu.

Konečně, jsem zaneprázdněná! Když mi po dlouhém letu anebo ráno přijde najednou třeba 40 zpráv, hádejte, co udělám? Webovou pozvánku ani prezentaci otevírat nebudu.

Fake news or real views Learn More

Doufám, že moje zpráva je jasná. Když odesíláte email, nejpodstatnější není myslet na sdělení, které píšete, ale na zprávu, kterou obdrží adresát. Vynikne v moři emailů? Přiměje čtenáře, aby udělal, co po něm žádáte?

Když to teď po sobě čtu, vím, že vypadám jako líná a roztržitá osoba, která se neobtěžuje vstřícností. Vaším cílem ale není mě ani nikoho mně podobného napravovat. Vaším cílem je pomoci nám reagovat neprodleně na vaši zprávu. Čím snazší nám to uděláte, tím vyšší je pravděpodobnost, že dostanete odpověď, jakou chcete.