0

Прочитайте это!

НЬЮ-ЙОРК. Забудьте обо всех технических новшествах и экзотических новых технологиях. Люди до сих пор не научились пользоваться уже доступными им технологиями. В течение последнего месяца я много времени провела, приноравливаясь к новой программе электронной почты в связи с переходом от использования программы Eudora и моего компьютера PC на Mac c AppleMail.

Это было достаточно сложно. Однако на самом деле мне бы хотелось обсудить вопрос обо всех сообщениях электронной почты, находящихся в папке «Входящие» моего почтового ящика. Почему они все еще там?

Chicago Pollution

Climate Change in the Trumpocene Age

Bo Lidegaard argues that the US president-elect’s ability to derail global progress toward a green economy is more limited than many believe.

Считайте меня тем человеком, с которым вы пытаетесь связаться по электронной почте, и убедите предпринять действия, например, представить вас другому человеку, назначить время встречи, инвестировать деньги или просто ответить вам.

Несмотря на то что на очень большое количество сообщений по электронной почте я отвечаю оперативно, в моем почтовом ящике находится примерно 400 сообщений с пометкой «прочитано», но оставшихся без ответа. Да, мне необходимо быть более внимательной..., но почему же эти 400 сообщений лежат в моем ящике мертвым грузом? Возможно, вы сможете найти полезными мои объяснения причин, по которым эти сообщения попадают в список «оставшихся без ответа».

Прежде всего, в них отсутствует «Тема». (Несмотря на то, что это стандартный элемент, многие люди забывают ее указывать.) По этой причине, электронное сообщение может быть легко пропущено или даже удалено как спам.

Или же указанная тема не несет никакой полезной информации, например «Сообщение от Хуана». Мне это и так уже известно. Или, по крайне мере, должно быть известно, если в адресе отправителя используется собственное имя. Кроме того, следует указывать полное имя, например Элис Хэйнс, а не просто Элис. Ведь у меня может быть несколько знакомых с именем Элис.

Или, например, в теме сообщения указано: «Сообщение для Эстер». Мне это также известно. Она может, например, указать « Сообщение для президента Обама», если она отправляет открытое письмо, в противно случае...

Правильно указанная тема, отражает содержание сообщения и указывает на желаемый ответ: «Приглашение встретиться и поговорить в Париже 14 июля», или «Предложение по инвестициям для рассмотрения», или «Является рекомендацией?»

К сожалению, я получаю большое количество сообщений с темой «Уточненные данные». Если мне незнакомо имя отправителя, то я даже могу и не знать, о какой компании идет речь. Для меня «Уточненные данные» означает «прочитать позднее».

Но это сообщение с уточненными данными заканчивается вопросом: «Надеемся на проведение следующей встречи в середине июля. Вы сможете?» Я могу и не дочитать сообщение до конца .... до середины июля, возможно. Важно, чтобы в начале сообщения вы сообщали, чего вы хотите, в этом случае у вас появляются шансы получить то, что нужно.

При оформлении сообщений электронной почты допускаются и другие ошибки. Очень хорошо знать, чего вы хотите. Однако необходимо также подумать о том, как мотивировать читателя. Рассмотрим знакомый пример. Элис просит: «Не могли бы вы представить меня Хуану Тайгеру?   

Конечно, я буду рада, но с какой целью? Даже, если я знаю, а я могу знать, а могу и не знать, Элис должна упростить ситуацию, чтобы я пошла ей навстречу и помогла. Слышали ли вы о «покупке-в-один-клик» (“one-click shopping”)? Попробуйте «представления-в один-клик».

«Уважаемая, Эстер!

Передайте, пожалуйста, это сообщение Хуану Тайгеру. Я поклонница компании «ТолькоСамоеНовое» и знаю, что они ищут нового менеджера по маркетингу. Мой опыт  работы менеджером по маркетингу в компании «ТолькоПроверенноеВременем» делает меня идеальным кандидатом на эту должность. Я продвигала товары компании ТПВ как традиционные и полезные и помогла продать компанию за 20 миллионов долларов США. А сейчас мне хотелось бы заняться новым делом и помочь представить компанию «ТолькоСамоеНовое» как передовую и новаторскую. У меня есть несколько идей по стратегии противодействия компании «НовееНетНигде» и мне бы хотелось обсудить их с Хуаном. Я буду рада отправить свое резюме и рекомендации по дополнительному запросу.»

Нет проблем! Все, что мне необходимо сделать – это найти адрес электронной почты Хуана, добавить короткий комментарий и нажать кнопку «Отправить».

Однако очень часто сообщения заваливают меня работой. Мне необходимо держать в голове истории, которые мне рассказывала Элис, выяснить, насколько ее способности соответствуют проблемам Хуана, и сочинить приписку. Поэтому я решила сначала поработать с другими сообщениями. Либо я попрошу Элис отправить мне абзац или два и потеряю интерес к проекту. Это не значит, что я придирчивый или ленивый человек. Дело в том, что у меня 400 других сообщений с просьбой уделить внимание.

Другие просьбы, на которые я не реагирую немедленно, содержат второй вопрос – это сообщения с двумя просьбами. После выполнения первой просьбы я склонна забывать или откладывать выполнение второй просьбы.

Также я не всегда читаю вложения и не перехожу по ссылкам, за исключением случаев, когда само сообщение на самом деле захватывающее. Во-первых, я могу не быть в режиме он-лайн или не смогу открыть вложение или перейти по ссылке. Во-вторых, сейчас много спама и вредоносных программ, и открывать вложения от незнакомых отправителей небезопасно. Если я получаю по электронной почте сообщение «Пожалуйста, прочитайте» от неизвестного отправителя, я его просто удаляю.

В конце концов, я могу быть занята! Догадайтесь, чего я точно не стану делать, когда получу сразу 40 электронных сообщений после длительного перелета или утром? Я не стану кликать на гиперссылку с приглашением посетить веб-сайт или посмотреть презентацию.

Fake news or real views Learn More

Надеюсь, понятно, о чем идет речь. Главное, о чем необходимо думать при отправке сообщения по электронной почте, это не о том, какое сообщение вы отправляете, а о том какое сообщение получит адресат. Не утонет ли оно в море других сообщений? Подтолкнет ли оно читателя к выполнению необходимого вам действия?

Я перечитала эту статью и знаю, что могу показаться ленивым и рассеянным человеком, которого лучше не беспокоить просьбами о помощи. Тем не менее, ваша задача не в том, чтобы изменить меня или других таких же, как я. А чтобы помочь нам оперативно ответить на ваше сообщение. Изложите суть дела максимально просто, и тогда, вероятнее всего, вы получите необходимый вам ответ.