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看这里!

纽约——忘掉技术创新和一些新奇的最新科技吧。我们目前还没有利用好已经拥有的技术呢。上个月,为了抛弃原来的PC电脑和Eudora邮件软件,启用了新的苹果Mac电脑和AppleMail邮件系统,我在闲暇时候花费了很多小时来转移安装。

这真是一件颇为艰巨的工作,不过今天我想要说明的是,那些我没有转移的邮件,为什么它们还留在哪里呢?

Erdogan

Whither Turkey?

Sinan Ülgen engages the views of Carl Bildt, Dani Rodrik, Marietje Schaake, and others on the future of one of the world’s most strategically important countries in the aftermath of July’s failed coup.

试想,如果你要通过我转发一封邮件,不管你的目的是将自己介绍给一个合作伙伴,约见某个人,或是要求一些投资还是仅仅为了保持某种互动的联系。

虽然我已经及时处理了很多邮件,但还有400多封邮件处于“未读”状态。当然,我应该更加勤劳一些。。。那么,为什么我没有读这些邮件呢?也许你可能想要知道其中的原委,这样就不会让你发的邮件也是其中之一。

首先,这些邮件都缺乏一个主题(这是必须的,但经常有人忘记添加。)这样的邮件很容易被人忽视,甚至是被直接丢入“垃圾邮箱”里。

另一种情况是,虽然有主题,但可能都是一些没有意义的主题,例如“来自胡安的信息”。我已经知道了,或者至少说发信人应该有一个适当的回信地址。当然,他或她应该写上全名,例如爱丽丝·海因斯,而不只是爱丽丝。保不准我认识好几个叫“爱丽丝”的。

还有一种情况,标题栏上写着“来自爱斯特的信息”。我也许知道,除非她群发的标题为“来自奥巴马总统的信息”的邮件,否则。。。谁会知道。

最好的标题形式是“邀请您于7月14日参加在巴黎的演讲”或者是“请求投资提案,敬请你考虑”或是“主持会议?”

不幸的是,我收到很多这样的标题:“更新”,除非我知道发件人的名字,否则我怎么知道他在说什么。“更新”对我来说就是“以后再阅读”的意思。

一般这样名为“更新”标题的邮件,最后都有这么一个问题:“我们希望和您在7月中旬再会见一次,你有时间么?”我也许不会读完整这个邮件。。。七月中旬,可能吧。也许,首先您应该告诉我想要做什么;这样我才可能让你知道我是否会见你。

还有其他一些需要注意的地方。当然首先要明确你想要什么,不过一定要记住怎样让你的读者感兴趣。举一个常用的例子:爱丽丝问:“能把我介绍给胡安么?”


当然,我愿意,不过,为什么要这么做呢?即使我认识她,我也不能保证介绍你认识她。爱丽丝首先应该让我知道你的目的。你也许听说过“一站式商店”,所以,请先“一站式”地介绍一下你自己。

“亲爱的爱丝特:

能否将本邮件转给胡安?我是HotNewThing的忠实粉丝。我知道他们需要招聘一名市场部经理。根据我多年在TiredOldThing市场部经理的工作经验,我觉得自己是这个职位的不二人选。过去,我把TOT产品定位为经典昂贵的品牌形象,成功地完成了2000万美元的销售业绩。现在,我想要尝试新的挑战,我的想法是把HotNewThing公司的产品市场定位为创新尖端的品牌形象。为此,我有几个好点子,能够帮助HNT公司与ZippyNewThing公司展开竞争,ZippyNewThing公司的产品过于时尚。我想有机会和Juan当面聊聊。如果有必要,我很乐意把本人的个人简历和推荐信发给您。”

没问题!我当然会迅速行动起来:首先找到胡安的电子邮件地址,再加上一些简短的说明后给她发过去。

但更多的情形是,这样的邮件加重了我的工作负担。我必须记住爱丽斯和我说过的话,思索她的技能是否适合胡安想要招聘的人,然后才能写一个短信。如果是这样的话,我当然先处理其他的邮件再说。或者是我给爱丽丝回信,要求她给我发一两段说明——也许我没有这个耐心。这倒不是因为我的小气或是懒惰,而是因为我还有400多封邮件需要处理。

另外还有一种情形是:一封邮件有两个问题。当我回答完第一个问题的时候,我可能已经把第二个问题忘了。所以,你应该分别发两个邮件,这样我就可以一条一条地来处理。

除非内容很吸引人,否则我不会打开附件或是点击网址链接。首先,我有可能不在线上,或是无法打开附件或是链接。其次,在目前垃圾邮件和病毒肆虐之时,打开附件显然不安全。如果我收到写着“请阅读”的邮件,发信的人我又不认识,我自然会直接把它删除。

最后一点,我很忙!在我刚刚完成一场长途飞行,或是在清晨起床之后,一下收到40封邮件,猜猜我该怎么做呢?我当然不会点击网站的邀请或是说明。

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所以,我希望我所收到的邮件是清晰的。关键是你不只是简单地发送邮件,而是要考虑到收件人的感受。怎样让你的邮件在海量的邮件中脱颖而出?能否让收件人按照你的要求去做?

当我写到这里的时候,我知道似乎本人有点懒惰,混乱,也许还有点不可理喻。不过你的目的不是改造我或是其他类似我的人,而是让我能及时回复您的邮件。只有把方便留给了别人,你才能得到自己想要的东西。