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看这里!

纽约——忘掉技术创新和一些新奇的最新科技吧。我们目前还没有利用好已经拥有的技术呢。上个月,为了抛弃原来的PC电脑和Eudora邮件软件,启用了新的苹果Mac电脑和AppleMail邮件系统,我在闲暇时候花费了很多小时来转移安装。

这真是一件颇为艰巨的工作,不过今天我想要说明的是,那些我没有转移的邮件,为什么它们还留在哪里呢?

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试想,如果你要通过我转发一封邮件,不管你的目的是将自己介绍给一个合作伙伴,约见某个人,或是要求一些投资还是仅仅为了保持某种互动的联系。

虽然我已经及时处理了很多邮件,但还有400多封邮件处于“未读”状态。当然,我应该更加勤劳一些。。。那么,为什么我没有读这些邮件呢?也许你可能想要知道其中的原委,这样就不会让你发的邮件也是其中之一。

首先,这些邮件都缺乏一个主题(这是必须的,但经常有人忘记添加。)这样的邮件很容易被人忽视,甚至是被直接丢入“垃圾邮箱”里。

另一种情况是,虽然有主题,但可能都是一些没有意义的主题,例如“来自胡安的信息”。我已经知道了,或者至少说发信人应该有一个适当的回信地址。当然,他或她应该写上全名,例如爱丽丝·海因斯,而不只是爱丽丝。保不准我认识好几个叫“爱丽丝”的。

还有一种情况,标题栏上写着“来自爱斯特的信息”。我也许知道,除非她群发的标题为“来自奥巴马总统的信息”的邮件,否则。。。谁会知道。

最好的标题形式是“邀请您于7月14日参加在巴黎的演讲”或者是“请求投资提案,敬请你考虑”或是“主持会议?”

不幸的是,我收到很多这样的标题:“更新”,除非我知道发件人的名字,否则我怎么知道他在说什么。“更新”对我来说就是“以后再阅读”的意思。

一般这样名为“更新”标题的邮件,最后都有这么一个问题:“我们希望和您在7月中旬再会见一次,你有时间么?”我也许不会读完整这个邮件。。。七月中旬,可能吧。也许,首先您应该告诉我想要做什么;这样我才可能让你知道我是否会见你。

还有其他一些需要注意的地方。当然首先要明确你想要什么,不过一定要记住怎样让你的读者感兴趣。举一个常用的例子:爱丽丝问:“能把我介绍给胡安么?”


当然,我愿意,不过,为什么要这么做呢?即使我认识她,我也不能保证介绍你认识她。爱丽丝首先应该让我知道你的目的。你也许听说过“一站式商店”,所以,请先“一站式”地介绍一下你自己。

“亲爱的爱丝特:

能否将本邮件转给胡安?我是HotNewThing的忠实粉丝。我知道他们需要招聘一名市场部经理。根据我多年在TiredOldThing市场部经理的工作经验,我觉得自己是这个职位的不二人选。过去,我把TOT产品定位为经典昂贵的品牌形象,成功地完成了2000万美元的销售业绩。现在,我想要尝试新的挑战,我的想法是把HotNewThing公司的产品市场定位为创新尖端的品牌形象。为此,我有几个好点子,能够帮助HNT公司与ZippyNewThing公司展开竞争,ZippyNewThing公司的产品过于时尚。我想有机会和Juan当面聊聊。如果有必要,我很乐意把本人的个人简历和推荐信发给您。”

没问题!我当然会迅速行动起来:首先找到胡安的电子邮件地址,再加上一些简短的说明后给她发过去。

但更多的情形是,这样的邮件加重了我的工作负担。我必须记住爱丽斯和我说过的话,思索她的技能是否适合胡安想要招聘的人,然后才能写一个短信。如果是这样的话,我当然先处理其他的邮件再说。或者是我给爱丽丝回信,要求她给我发一两段说明——也许我没有这个耐心。这倒不是因为我的小气或是懒惰,而是因为我还有400多封邮件需要处理。

另外还有一种情形是:一封邮件有两个问题。当我回答完第一个问题的时候,我可能已经把第二个问题忘了。所以,你应该分别发两个邮件,这样我就可以一条一条地来处理。

除非内容很吸引人,否则我不会打开附件或是点击网址链接。首先,我有可能不在线上,或是无法打开附件或是链接。其次,在目前垃圾邮件和病毒肆虐之时,打开附件显然不安全。如果我收到写着“请阅读”的邮件,发信的人我又不认识,我自然会直接把它删除。

最后一点,我很忙!在我刚刚完成一场长途飞行,或是在清晨起床之后,一下收到40封邮件,猜猜我该怎么做呢?我当然不会点击网站的邀请或是说明。

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所以,我希望我所收到的邮件是清晰的。关键是你不只是简单地发送邮件,而是要考虑到收件人的感受。怎样让你的邮件在海量的邮件中脱颖而出?能否让收件人按照你的要求去做?

当我写到这里的时候,我知道似乎本人有点懒惰,混乱,也许还有点不可理喻。不过你的目的不是改造我或是其他类似我的人,而是让我能及时回复您的邮件。只有把方便留给了别人,你才能得到自己想要的东西。