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Unbedingt lesen!

NEW YORK – Vergessen Sie Innovation und exotische neue Technologien. Die Menschen können noch nicht einmal mit der bereits zur Verfügung stehenden Technik umgehen. Ich verbrachte im letzten Monat viele Stunden meiner Freizeit mit der Einstellung eines neuen E-Mail-Programms, nachdem ich von meinem PC und Eudora auf einen Mac mit Apple Mail umgestiegen bin.

Das war eine Herausforderung, aber eigentlich möchte ich über die ganzen Nachrichten in meinem Posteingang schreiben und warum sie noch immer dort liegen.

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Betrachten Sie mich als Stellvertreterin eines Menschen, den Sie per E-Mail zu erreichen versuchen, um ihn dazu zu bringen, etwas Bestimmtes für Sie zu tun, wie etwa Sie jemandem vorzustellen, einen Termin zu vereinbaren, etwas Geld zu investieren oder nur in irgendeiner Art mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Obwohl ich auf viele E-Mails umgehend antworte, habe ich noch etwa 400 Nachrichten, die zwar als „gelesen“ markiert, aber noch nicht beantwortet sind. Ja, ich sollte fleißiger sein… Aber warum stapeln sich diese Nachrichten noch immer in meinem Posteingang? Vielleicht finden Sie die nachfolgende Aufzählung der Gründe hilfreich als eine Art Liste von Dingen, die es beim E-Mail-Verkehr zu vermeiden gilt.

Erstens fehlt bei manchen der Betreff. (Das gehört zwar zu den einfachsten Grundlagen, aber manche Menschen vergessen noch immer darauf.). Dadurch wird die Nachricht leicht übersehen oder gar als Spam verworfen.

Oder der Betreff ist nichts sagend wie „Nachricht von Juan“. Das kenne ich schon. Zumindest, wenn der Absender eine ordentliche Absenderadresse hat. Und bitte: Er oder sie sollte wohl auch einen Nachnamen haben, wie beispielsweise Alice Haynes, und nicht nur Alice heißen. Es könnte sein, dass ich mehrere Alices kenne.

Oder wenn der Betreff lautet: „Nachricht für Esther“. Auch das kenne ich. Man hätte vielleicht schreiben können „Nachricht für Präsident Obama“, wenn man einen offenen Brief verbreiten wollte, aber so…

Ein gelungener Betreff gibt an, worum es sich bei der Nachricht handelt und welche Antwort man haben möchte: „Einladung für einen Vortrag am 14. Juli in Paris.“ Oder: „Interessanter Investitionsvorschlag” oder „Sie als Referenz angeben?” 

Leider bekomme ich unzählige Nachrichten mit dem Betreff „Update“. Wenn ich den Namen des Absenders nicht kenne, weiß ich womöglich nicht einmal, um welche Firma es sich handelt. „Update“ heißt für mich „später lesen“.

Diese Update-Nachricht endet allerdings mit einer Frage: „Wir hoffen, unser nächstes Treffen Mitte Juli abzuhalten. Wären Sie verfügbar?“ Es könnte sein, dass ich eine Zeit lang brauche, bis ich an das Ende der Mail komme…. Mitte Juli, vielleicht. Es ist wichtig, vorneweg zu sagen, was man möchte. Auf diese Art besteht die Chance, sein Ziel auch zu erreichen.

Es gibt noch andere E-Mail-Sünden. Es ist ja schön zu wissen, was Sie wollen, aber denken Sie daran, Ihren Empfänger zu motivieren. Nehmen wir das bekannte Beispiel. Alice fragt: „Könnten Sie mich Juan Tigar vorstellen?“

Klar, gerne, aber warum? Selbst wenn ich den Grund kenne – und das kann genauso gut nicht der Fall sein – sollte es Alice mir leicht machen, ihr den Gefallen zu erweisen. Sie haben von One-Click-Shopping gehört. Versuchen Sie nun One-Click-Vorstellungen.    
„Liebe Esther,

„Würden Sie diese Nachricht bitte an Juan Tigar weiterleiten? Ich bin ein großer Fan von [SuperSache] und ich habe gehört, dass sie dort einen neuen Marketing-Manager suchen. Aufgrund meiner Erfahrung als Marketing-Managerin für [LangweiligesDing] bin ich die ideale Kandidatin für den Job. Ich positionierte die Produkte von [LangweiligesDing] als traditionsbewusst und auserlesen und verhalf der Firma zu Umsätzen von 20 Millionen Dollar.  Nun möchte ich eine neue Herausforderung annehmen und dazu beitragen, [SuperSache] als hipp und innovativ positionieren. Mir schweben mehrere Ideen vor, wie man [SuperSache] gegen den Konkurrenten [AbgefahrenesTeil] (zu hipp) positionieren könnte und ich würde gerne eine Chance erhalten, diese Dinge mit Juan zu besprechen. Gerne schicke ich auf Anfrage einen Lebenslauf und Referenzen.”  

Kein Problem! Ich muss nichts weiter tun, als auf Antworten zu klicken, Juans E-Mail-Adresse suchen, einen kurzen Kommentar schreiben und auf Senden klicken. 

Aber in der Mehrzahl der Fälle wird die Arbeit auf mich abgeladen. Ich muss mich erinnern, was Alice mir erzählte, nachdenken, welche ihrer Fähigkeiten für Juans Probleme relevant sind und eine Anmerkung schreiben. Daher entschließe ich mich, zunächst ein paar andere Nachrichten zu bearbeiten. Oder ich antworte Alice und bitte Sie, mir einen Absatz oder zwei zu schicken – und verliere meine Begeisterung für das Projekt. Nicht, weil ich mies oder träge bin, sondern weil 400 andere Nachrichten auf mich warten.  

Zu anderen Anfragen, die nicht meine unmittelbare Aufmerksamkeit erregen gehören solche, in denen zwei Anfragen versteckt sind. Wenn ich die erste beantwortet habe, neige ich dazu die zweite zu vergessen oder hinauszuschieben. Schicken Sie einfach zwei Nachrichten, damit ich die Befriedigung habe, jede beantwortet zu haben.  

Ebenso wenig lese ich verlässlich Anhänge oder folge irgendwelchen Links, wenn der Nachrichtentext nicht wirklich spannend klingt. Erstens, weil ich vielleicht nicht online bin und dem Link nicht folgen kann oder weil es mir nicht möglich ist, den Anhang zu öffnen. Zweitens ist es in diesen Tagen des Spam und der Malware gefährlich, Anhänge zu öffnen, die man nicht erwartet hat. Wenn ich von einem Unbekannten eine E-Mail mit der Betreffzeile „Bitte lesen“ erhalte, lösche ich die Nachricht einfach.

Und schließlich bin ich sehr beschäftigt! Wenn ich nach einem langen Flug oder am Morgen 40 Nachrichten im Posteingang finde, raten Sie einmal, was ich nicht tue. Ich klicke sicher nicht auf eine Webseite oder eine Präsentation.

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Ich hoffe also, meine Botschaft ist klar. Das Wichtigste bei einer E-Mail ist nicht die Nachricht, die Sie senden, sondern die Nachricht, die der Empfänger bekommt. Sticht sie aus der Flut der Mails heraus? Wird sie den Leser dazu bewegen, das zu tun, was Sie von ihm möchten? 

Wenn ich mir diesen Artikel durchlese, kommt mir vor, ich klinge wie eine träge, zerstreute Person, die man nicht mit einer Bitte behelligen soll. Aber Ihr Ziel ist nicht, mich oder andere wie mich zu verbessern. Vielmehr sollten Sie uns helfen, Ihre Nachricht umgehend zu beantworten. Je einfacher Sie uns die Dinge machen, umso größer die Wahrscheinlichkeit, dass sie die gewünschte Antwort bekommen.